Monitorare entrate e uscite sul Foglio di lavoro di Excel

Nella gestione amministrativa di un'attività, può essere estremamente vantaggioso creare un file Excel per monitorare in modo preciso e organizzato il flusso di cassa, sia in termini di entrate che di uscite, o per tracciare i movimenti di un conto corrente. Uno strumento come Excel permette di visualizzare in maniera chiara l'andamento finanziario dell'azienda, favorendone un monitoraggio costante.
L'organizzazione di questi dati, può risultare oltremodo facilitata poichè molti servizi online bancari favoriscono l'importazione di questi flussi.
Quando si progetta un file Excel per questo scopo, è utile strutturare la cartella di lavoro in modo che ogni foglio rappresenti un determinato periodo di tempo. Questo periodo può essere scelto in base alle necessità dell'attività, ad esempio mensile o trimestrale.
Una buona prassi consiste nel collegare il saldo finale di un periodo con il saldo iniziale del periodo successivo, in modo da mantenere un flusso continuo e logico dei dati finanziari attraverso i diversi fogli di lavoro. Questo collegamento tra i saldi facilita la visione d'insieme e riduce la possibilità di errori nella gestione dei conti.
ATTENZIONE: È importante sottolineare che questa sezione ha unicamente uno scopo dimostrativo, illustrando come potrebbe essere impostato un monitoraggio delle entrate e delle uscite. Non si tratta di una proposta o di una consulenza su come gestire conti correnti, siano essi personali o aziendali, ma solo di un esempio pratico di organizzazione dei dati finanziari.

Le Funzioni e i comandi che verranno utilizzati per la creazione di un Foglio di lavoro che gestisca le entrate e le uscite sono:
La Funzione SE; la Funzione SOMMA; la Funzione CONTA.VUOTE; Formule di sottrazione e  Comandi di Formattazione condizionale

Controllare un conto con Excel. Creare la griglia per imputare Entrate ed Uscite

Nel strutturare un Foglio di lavoro che controlli i movimenti di un conto corrente è necessarie poter inserire le seguenti voci: DARE; AVERE; DESCRIZIONE OPERAZIONE; DATA; SALDO.

Dopo aver selezionato l'area del Foglio di lavoro attorno alla quale tracciare gli ispessimenti, nella scheda HOME gruppo pulsanti Carattere cliccare sul pulsante dei Bordi.
I comandi che vengono resi disponibile nel menu a discesa, permetto di indicare ad Excel quale parte dell'area selezionata deve essere inspessita  (Bordo inferiore, Bordo superiore, Bordo sinistro etc.... )

Gestione conto con Excel: inserire Formule e Funzioni

Nel progettare il File Excel per la gestione di un conto, conviene dedicare un Foglio di lavoro ad ogni mensilità o trimestre (qualora si decidesse per decidesse questo tipo periodicità).

La prima Formula da inserire è riportare sul Foglio di lavoro del mese corrente il valore riportato nel saldo finale del precedente periodo.

Esempio: nell'immagine di cui sopra, il saldo finale si trova nella D22 di ogni Foglio di lavoro. Pertanto per recuperare il saldo finale del mese di marzo e riportarlo come "saldo precedente" nel successivo mese di aprile, nella cella F5, viene inserita la seguente formula =marzo!D22
:: Si ricorda che i riferimenti ai nomi di fogli di lavoro devono essere seguiti dal punto esclamativo.

Inserire automaticamente il "Saldo precedente" in DARE o AVERE a seconda del valore positivo o negativo

Utilizzare la Funzione SE per riportare il saldo precedente in DARE o AVERE

A seconda che il saldo del mese precedente sia positivo o negativo questo dovrà essere incolonnato nella colonna di sinistra o destra della registrazione dei movimenti.
Consideriamo la Formula inserita nella cella C8 =SE(F5>0;F5;0)
Nella Funzione viene chiesto di verificare se nella cella F5 (dove viene riportato il saldo precedente) il valore è maggiore di 0 (zero). Se è VERO vuol dire che è presente un valore positivo, quindi il valore deve essere tale e quale riportato in AVERE.
Se fosse FALSO significherebbe che nella cella F5 è presente un valore negativo è pertanto in AVERE deve essere inserito il valore 0 (zero).

Una Funzione molto simile viene impostato anche nella cella B8. Ponendo però attenzione che se nel "saldo precedente" fosse espresso un valore negativo questo dovrà essere inserito nella colonna DARE, ma come valore positivo (non negativo).
Per trasformare l'eventuale saldo negativo in valore positivo basta scrivere nel VERO della Funzione -F5.
La presenza del simbolo meno trasforma in positivo il valore e come tale viene inserito in DARE.

Calcolare il saldo ad ogni operazioni

Riga per riga deve essere calcolato il saldo del conto.
Nella prima operazione descritta (saldo precedente) nella cella F8 può essere semplicemente inserito il riferimento alla cella dove è presente il valore =F5.
Nell successive righe al saldo della precedente operazione va aggiunto l'eventuale valore imputato nella cella AVERE e sottratto l'eventuale valore presente in DARE. Costruendo uno schema che di mese in mese viene ripetuto, si prevede la possibilità che sulla riga di riferimento possa essere imputata una operazione sia di entrata sia di uscita.
Esempio. La Formula inserita in cella F9  è la seguente =F8+C9-B9 tale formula può essere trascinata nelle sottostante celle della colonna F.

Interrompere il calcolo del saldo se non vengono inserite nuove operazioni

Nel trascinare la Formula per aggiornare riga dopo riga il saldo, il valore restituito nell'ultimo calcolo verrà ripetuto anche nelle successive celle nelle quali non sono stati inseriti dei valori sulla corrispettiva colonna DARE o AVERE.

Per ovviare a questo inconveniente si può utilizzare un Funzione SE che come test logico verifica con la Funzione CONTA.VUOTE, se l'intervallo delle celle DARE e AVERE è uguale a 2 (pertanto nessun dato inserito).
Se questa condizione risulta VERA viene inserito il valore 0 (zero) altrimenti se FALSA si procede alla sottrazione e somma dei valori eventualmente presenti rispettivamente in DARE e AVERE.

Esempio nella colonna saldo della riga 9 viene inserita la seguente formula =SE(CONTA.VUOTE(B9:C9)=2;0;F8+C9-B9)

 

Calcolare il saldo finale

L'Ultima Formula da inserire nella cella F22 del Foglio di lavoro serve per calcolare  il saldo finale (da richiamare nel successivo foglio di lavoro).
Per ottenere la restituzione di tale valore si deve fare la differenza fra la somma dei valori contenuti nella colonna DARE e la somma dei valori contenuti nella colonna AVERE.

=SOMMA(C8:C21)-SOMMA(B8:B21)

 

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[Valter Borsato: febbraio - 2012 | Ultimo aggiornamento 21/01/2020]